Trang Chủ > Đấu thầu > Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu và các bước làm HSDT

Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu và các bước làm HSDT

Chia sẻ bài viết

Việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu nên được coi là một việc làm vừa mang tính kỹ thuật lại vừa mang tính “nghệ thuật”. Trong bài này chúng ta sẽ bàn về những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu và các bước làm HSDT.

Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu

Về nội dung kỹ thuật:

Trước tiên, cần thống nhất về sản phẩm hồ sơ dự thầu. Trong đấu thầu nếu hồ sơ mời thầu (HSMT) được coi là đầu bài thi thì HSDT được coi là bài dự thi. Bài dự thi không được đánh giá cao (hoặc bị loại) nếu không theo đúng hoặc không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trong đầu bài thi. Trong lúc chuẩn bị hồ sơ dự thầu thường có những sai sót (hoặc sơ suất) như sau:

a) Chưa đọc kỹ HSMT

Khi làm bài thi mà không đọc kỹ đầu bài thì hậu quả là khôn lường, có thể dẫn đến lạc đề, hiểu sai do suy đoán, thậm chí rơi vào “bẫy” vô tình hay hữu ý của đầu bài thi là HSMT. Khi chuẩn bị HSDT cần hiểu rõ các nội dung sau trong HSMT:

Yêu cầu về tư cách hợp lệ của nhà thầu:

Nội dung này đòi hỏi nhà thầu phải được hình thành theo luật pháp, có đủ trách nhiệm về các hoạt động của mình như Điều 7 Luật Đấu thầu đối với nhà thầu là một tổ chức.

Điều 7 Luật Đấu thầu

Điều 7. Điều kiện phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu

1. Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu của gói thầu chỉ được phát hành để lựa chọn nhà thầu khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt;

b) Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt bao gồm các nội dung yêu cầu về thủ tục đấu thầu, bảng dữ liệu đấu thầu, tiêu chuẩn đánh giá, biểu mẫu dự thầu, bảng khối lượng mời thầu; yêu cầu về tiến độ, kỹ thuật, chất lượng; điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng, mẫu văn bản hợp đồng và các nội dung cần thiết khác;

c) Thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo quy định của Luật này;

d) Nguồn vốn cho gói thầu được thu xếp theo tiến độ thực hiện gói thầu;

đ) Nội dung, danh mục hàng hóa, dịch vụ và dự toán được người có thẩm quyền phê duyệt trong trường hợp mua sắm thường xuyên, mua sắm tập trung;

e) Bảo đảm bàn giao mặt bằng thi công theo tiến độ thực hiện gói thầu.

2. Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu của dự án chỉ được phát hành để lựa chọn nhà đầu tư khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Dự án thuộc danh mục dự án do bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương công bố theo quy định của pháp luật hoặc dự án do nhà đầu tư đề xuất;

b) Kế hoạch lựa chọn nhà đầu tư được phê duyệt;

c) Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt;

d) Thông báo mời thầu hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo quy định của Luật này.

Yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm:

Thường trong HSMT đưa ra mức yêu cầu tối thiểu, ví dụ: doanh thu trung bình trong 2 – 3 năm gần nhất, số công trình tương tự (về quy mô, tính chất).

Yêu cầu chi tiết về mặt kỹ thuật:

Tùy theo lĩnh vực là mua sắm hàng hóa (MSHH), xây lắp hay dịch vụ tư vấn (DVTV) mà các yêu cầu về mặt kỹ thuật được cụ thể hóa đối với từng trường hợp cụ thể. Ví dụ, trong MSHH thì đó là yêu cầu về số lượng và chất lượng thiết bị (đặc tính kỹ thuật, thông số kỹ thuật, hiệu suất, công suất, tiêu hao năng lượng…). Đối với gói DVTV thì đó là yêu cầu về tư vấn trưởng, cơ cấu và chất lượng của từng thành viên tư vấn…

Về tiêu chuẩn đánh giá (TCĐG), đây là một nội dung luôn song hành với các yêu cầu của HSMT. Nó là công cụ (như một thước đo, cái cân) để đánh giá sự đáp ứng của HSDT so với yêu cầu của HSMT. Trong một số trường hợp, TCĐG là ở mức trung bình (bình thường), song ở một số trường hợp đặc biệt yêu cầu kỹ thuật cao thì TCĐG lại đưa ra ở mức cao. Có trường hợp sử dụng thang điểm (100, 1000…) nhưng cũng có trường hợp sử dụng tiêu chí đạt/không đạt. Cũng có TCĐG thì sự không đáp ứng ở nội dung này sẽ được bù ở nội dung khác, nhưng có TCĐG quy định khi nhà thầu không đáp ứng đối với yêu cầu tối thiểu chỉ ở một trong nhiều nội dung thì sẽ được coi là không đáp ứng HSMT.

Về dự thảo hợp đồng, tuy là dự thảo nhưng trong HSMT đã công bố một số tiêu chí để nhà thầu nắm bắt khi chuẩn bị HSDT, ví dụ: tỷ lệ tiền tạm ứng, bảo đảm thực hiện hợp đồng, bảo hành, các điều khoản thưởng phạt, chấm dứt hợp đồng, xử lý tranh chấp…

Các biểu mẫu dự thầu, đây không phải là các nội dung có tính hướng dẫn để tham khảo mà khi chuẩn bị HSDT nhà thầu phải thực hiện theo. Chỉ cần sơ suất một chút ở một nội dung nào đó là có thể dẫn đến HSDT bị loại.

Ví dụ, mẫu số 1 về Đơn dự thầu. Theo đó, trong Mẫu này các nội dung yêu cầu không thể không đáp ứng gồm:
  • Thẩm quyền của người ký.
  • Giá dự thầu.
  • Thời gian có hiệu lực của HSDT.
  • Thời gian thực hiện hợp đồng.
  • Cam kết đáp ứng các yêu cầu của HSMT.
  • Tên đúng của gói thầu và bên mời thầu.

Cũng dễ hiểu, bởi vì nếu Đơn dự thầu chỉ cần không nêu hoặc không đáp ứng một trong các nội dung nêu trên thì làm gì còn giá trị nữa, làm gì có cơ sở để gắn trách nhiệm của nhà thầu đối với gói thầu nhằm đảm bảo khả thi trong thực hiện.

Như vậy, những sơ suất xảy ra khi chuẩn bị HSDT thường là do không nghiên cứu, chủ quan, không hiểu, không chịu tìm các giải pháp, biện pháp để đáp ứng các yêu cầu của HSMT. Nhà thầu muốn khắc phục thì phải đọc kỹ, đọc rất kỹ HSMT trước khi lập HSDT. Và một điều cần lưu ý rằng khi đã nắm chắc các mẫu HSMT (do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành kèm theo các Thông tư) thì việc đọc HSMT cho một gói thầu cụ thể sẽ có nhiều thuận lợi, hiệu quả. Thậm chí trong một vài trường hợp nhà thầu có thể phát hiện ra các sai sót, sơ suất, định hướng trong HSMT để có biện pháp đối ứng phù hợp.

Việc lập HSDT thường không phải chỉ do một người thực hiện nên việc đọc kỹ HSMT thuộc trách nhiệm đối với từng người dù chỉ đảm trách một nội dung của HSDT. Đối với những gói thầu lớn, phức tạp, phía nhà thầu nên cử một “tổng chỉ huy” để điều phối các chuyên gia/nhóm chuyên gia tham gia lập HSDT nhằm đảm bảo tính thống nhất trong HSDT, tránh chồng chéo, mâu thuẫn hoặc bỏ sót nội dung.

b) Lỗi do vô tình

Kinh nghiệm lập HSDT là một câu chuyện dài. Những sơ suất nêu trên mới chỉ là những vấn đề cơ bản. Khi lập HSDT đôi khi lại có những lỗi đơn giản, vô tình nhưng lại có thể dẫn đến HSDT bị loại bỏ. Ví dụ, đối với gói thầu không phải DVTV mà trong HSDT có lỗi số học (lỗi của các phép tính :cộng, trừ, nhân, chia) vượt quá 10% giá dự thầu hoặc có sai lệch (chào thừa hoặc chào thiếu so với yêu cầu của HSMT) lớn hơn 10% giá dự thầu thì HSDT cũng bị loại. Điều này đòi hỏi người tham gia lập HSDT phải bình tĩnh, cẩn thận và có đủ thời gian, không chịu các áp lực trong công việc và cuộc sống.

Về nội dung mang tính nghệ thuật:

Ngoài việc cần đưa ra các giải pháp đáp ứng yêu cầu của HSMT (bao gồm TCĐG) thì một vấn đề quan trọng là cách trình bày trong HSDT. Ngoài những khuôn mẫu mà nhà thầu chỉ có trách nhiệm điền thông tin thì trong khá nhiều nội dung của HSDT, nhà thầu được phép trình bày theo sự hiểu biết, khả năng và kinh nghiệm của mình.

Vậy thì trình bày (viết) thế nào để người đọc (người chấm thầu, người đánh giá HSDT) hiểu đúng nội dung do mình trình bày? Muốn vậy, việc chuẩn bị HSDT nên được coi là công việc mang tính nghệ thuật, không để xảy ra trường hợp “tình ngay” mà “lý gian”, phải làm chủ những nội dung nhạy cảm như: “thư giảm giá”, “giá dự thầu”.

Việc quyết định những vấn đề vừa nêu có tính chất sống còn (thắng thua) đối với nhà thầu. Việc này đòi hỏi cách làm việc khoa học, nhanh nhạy và quyết đoán của người có trọng trách của nhà thầu. Sự quan tâm của người lãnh đạo, với cách làm việc hợp lý, chuẩn bị HSDT theo nhóm với sự phối hợp khoa học, nhịp nhàng có lẽ là những biện pháp thích hợp để đảm bảo sự chiến thắng khi tham gia đấu thầu.

Các bước làm hồ sơ dự thầu

Bước 1: Đọc kỹ hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi thông

Việc đọc để chúng ta nắm rõ được công nghệ thi công mà chủ đầu tư đề ra, phải năm chắc ĐIỀU KIỆN TIÊN QUYẾT mà hồ sơ mời thầu đề ra, thiếu 1 trong các điều kiện này thì HỒ SƠ DỰ THẦU sẽ bị loại ngay lập tức.

Bước 2: Làm y nguyên các biểu mẫu theo hồ sơ dự thầu

Lưu ý không được sót biểu mẫu nào nếu thiếu sót hay là làm sai các biểu mẫu thì HSDT của bạn sẽ bị loại ngay.

Bước 3: Trình bày hồ sơ dự thầu

Một hồ sơ mời thầu thường có 3 phần: Năng lực (Năng lực dành cho gói thầu và năng lực công ty) + Biện pháp thi công + Giá dự thầu

Phần năng lực công ty

Thì có sẵn các văn bản của công ty các bạn có thể yêu cầu và ráp vào hồ sơ như:

Đăng ký kinh doanh (phô tô công chứng) theo quy định không quá 6 tháng

Đăng ký mẫu dấu

Các hợp đồng tương tự đã thực hiện

Báo cáo tài chính có xác nhận cơ quan thuế, hoặc báo cáo tài chính được kiểm toán càng tốt

Danh sách cán bộ thực hiện gói thầu dự kiến

Tùy theo yêu cầu sẽ có nhiều nội dung cụ thể khác

Phần biện pháp thi công

Yêu cầu các bạn đọc HSMT nắm rõ các yêu cầu và viết thuyết minh biện pháp thi công, bản vẽ biện pháp thi công, cái này có thể tham khảo các thuyết minh khác và văn điệu của mình mà các bạn phán, không nên bỏ qua các biện pháp của HSMT vì các chủ đầu tư sẽ chấm theo ý, các bạn có thể viết hay nhưng không có ý thì cũng ít điểm. Khi copy bài thì chỉnh sửa nội dung hợp lý tránh trường hợp lấy râu ông này chắp cằm bà kia thì cũng rớt.

Phần giá gói thầu

Đây lại là bước qua trọng vì nó là điều kiện để bạn có thể thắng thầu hay không. Khi các tiêu chí điểm về kỹ thuật đạt thì giá gói thầu sẽ được hội đồng xét thầu căn cứ để đưa ra ý kiến lựa chọn nhà thầu chính vì vậy lập giá gói thầu phải căn cứ mọi yếu tố để làm cho giá hợp lý nhất.

5 Lưu ý khi làm hồ sơ dự thầu

  1. Kiểm tra kỹ Hồ sơ mời thầu đã đầy đủ thông tin cho 1 bản dự thầu chính xác chưa, nếu chưa phải ngay lập tức gửi công văn đến bên mời thầu đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu.
  2. Làm y nguyên không được thay đổi nội dung, hình thức của các biểu mẫu trong hồ sơ mời thầu yêu cầu, không được làm thiếu một biểu mẫu nào mà HSMT yêu cầu phải có. Thông thường thì một bộ hồ sơ dự thầu ( HSDT ) bao gồm những phần như : thủ tục pháp lý: hồ sơ năng lực kinh nghiệm và các văn bản liên quan + hồ sơ năng lực tài chính, phần thuyết minh biện pháp thi công, giá dự thầu.
  3. Riêng các phần thủ tục pháp lý (ĐKKD, ĐK thuế, báo cáo tài chính…) thì có văn bản sẵn của công ty, bạn chỉ cần ráp vào là xong, công việc của bạn là lập biện pháp thi công và giá dự thầu. 2 công việc này là 2 công việc chủ yếu và chiếm nhiều thời gian nhất trong quỹ thời gian phân bố cho bài thầu.
  4. Khi lập BPTC, tùy vào … văn điệu của bạn mà bạn có thể viết hay, viết dài tùy ý nhưng bạn chú ý nhé, không nên bỏ qua các yêu cầu của hồ sơ mời thầu về biện pháp kỹ thuật thi công, dù bạn có viết hay đến mấy nhưng bạn lại thiếu những yêu cầu của hồ sơ mời thầu thì …bài thầu của bạn cũng bị ..trượt. Tuy các bạn có khá nhiều mẫu thuyết minh BPTC và các bạn chỉ việc …Copy & Pate, nhưng hãy lưu ý rằng mỗi công trình là khác nhau và bạn không thể …bê nguyên si được, hãy chỉnh sửa lại nội dung cho phù hợp với công trình/ bài thầu của mình. Tuyệt đối tránh việc làm công trình này lại bê tên công trình khác vào.
  5. Lập đơn giá dự thầu thì yêu cầu bạn phải nắm được cách làm dự toán, hiểu bản vẽ thi công và bóc tách được khối lượng từ bản vẽ để kiểm tra, kể cả khối lượng trong HSMT cũng thiếu chứ. Nếu khối lượng thiếu, bạn hãy làm một bản kiến nghị khối lượng riêng và không được cộng vào với phần khối lượng mà HSDT đã đưa ra.

Sau khi làm xong hết các phần công việc trên, hãy hoàn chỉnh hồ sơ của mình, bạn chớ quên kiểm tra lại một lần nữa nhé, giống như khi bạn làm bài kiểm tra vậy, hãy kiểm tra lại trước khi mang nộp bài. Phải chú ý đến các yêu cầu về bảo mật hồ sơ trong HSMT.

Giới thiệu về Minh Khôi

Chuyên trang chia sẻ các kiến thức liên quan đến Hoạt động xây dựng 👉 Đấu thầu 👍 Autocad từ cơ bản đến nâng cao.

Có thể bạn quan tâm

danh-gia-ho-so-du-thau-theo-phuong-thuc-mot-giai-doan-mot-tui-ho-so

Nguyên tắc đánh giá hồ sơ dự thầu theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ

Nguyên tắc đánh giá hồ sơ dự thầu theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ, bao gồm: Kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu; Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu; Xếp hạng nhà thầu.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.